會計賬簿和記錄
以下是通常保存在正式會計系統中的會計賬簿和記錄：
一般會計文件
- 總帳（記錄收支並列出資產、負債、債務人和債權人的賬簿）
- 現金簿
- 支票簿和支票存根
- 銀行對賬單和銀行通知書（例如資金轉賬、付款單）
- 僱傭紀錄：僱員身份證及履歷的副本（為著個人資料私穩，這類資料應嚴格控制）。
- 存貨紀錄：存貨地點、存貨水平、供應和送遞資料、成本、售價和可能代替的貨品。
- 供應商紀錄：可靠性、質素、服務、送貨次數、現有或潛在供應商的貨物價格。
- 顧客紀錄：聯絡資料、賒賬條件、預先安排的付款條件和送貨的特別指示。
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收入
- 收費通知書（例如管理費、停車場租金）
- 正式收據
- 收據摘要
- 收款憑單
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支出
- 採購申請
- 報價、標書
- 訂單
- 發票
- 小額現金券和小額現金補充表格
- 付款憑證
- 支票登記簿
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固定資產
- 固定資產登記冊
- 購置固定資產發票
- 固定資產處置收據